时间管理

发展阶段

时间管理的发展可以分为四个阶段：

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；
第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要；
第三代理论正是目前流行的优先级观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标；
第四代理论跳出“时间管理”的定义，主张把重心放在维持产出与产能的平衡上。

最近有一些观点（2001，David Allen）指出，“时间”和“管理”连在一起会误导人们以为“时间管理”是要对时间进行管理，而时间是无法进行管理的。这一概念实际上意味着它是“管理我们自己的活动，以确保它们是在规定期限内完成，这是一个难以管理的持续的资源”。要管理时间，提升工作效率，其实也与管理自己的情绪与内心有关，利用一点仪式，让身体知道准备进入工作状态，或者为自己提供一些诱因，都能更有效运用时间，提升工作效率。

:: 所谓“时间管理”的本质，其实是“自我管理”。 > 2024-02-28 10:16

流行体系

尽管去做

尽管去做（Getting Things Done，GTD）的基本理论是把一个人搁在脑中的所有事情从大脑中移出来，记录到纸上。这样，大脑便会不被多余的事情打搅而集中于现在所需完成的事情上面。
同时建立一个可靠的个人时间管理系统，通过收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤来有条不紊而高效率地处理个人生活中的所有事情。
强调从小处入手，强调速度和效率，建立了一套工具和方法。
GTD 的创始人：戴维·艾伦（David Allen）

对于 GTD，我在另一篇文章《 [[GTD 管理系统]] 》中作了更为详细的阐述。

要事第一

![[assets/Pasted image 20230526092649.png|550]]

要事第一（First Things First，FTF）是以原则为中心的方法，不是教导读者如何提高速度，而是给读者一个指南针为读者指明方向。
强调根据七个习惯的原则和自己的使命、价值观，来规划自己的人生，根据这些原则决定哪些事情是真正对实现自己的人生意义重大的要事，然后处理要事。
强调从大局着眼，强调效果和方向，更多的是原则。
FTF 的创始人：史蒂芬·柯维

:: 史蒂芬·柯维的“高效能人士的 7 个习惯”系列确实是不错的书籍。 > 2024-02-28 10:23

艾森豪威尔法则

艾森豪威尔法则是源自一般认为是德怀特·艾森豪威尔所说的话：“我手中的待办事项可分为两个种类，‘紧急’和‘重要’，重要的事情永远不会紧急，紧急的事情不会重要。”

利用艾森豪威尔决策法则，各个待办事项可依照“重要/不重要”和“紧急/不紧急”来划分所在的决策矩阵象限。

待办事项详细的区分方式如下：

位于“紧急且重要”的待办事项须立即亲自开始动手完成。例如：危机、截止日期迫在眉睫。
为“重要但不紧急的事情”设立完成日，并且亲自完成。例如：人际关系、订计划、休闲放松等。
“不重要但紧急”的事情可委托他人代办。
“不重要又不紧急”的事情就移除不做。例如：单纯浪费时间的事情。

时间“四象限”法

时间“四象限”法是美国的管理学家史蒂芬·柯维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”。

:: 是柯维在艾森豪威尔法则的基础上扩展而来的吗？ > 2024-02-28 10:34

![[assets/Pasted image 20240228095532.png|550]]

按处理顺序划分：先是重要且紧急的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是不紧急也不重要的。

“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

![[assets/Pasted image 20240228104332.png|550]]

第一象限 A：重要且紧急

有比较急迫的时间限制，如果没有按期完成会有严重影响的任务。如事故危机，紧急救火的任务，或者一些重要的前置任务。只能优先马上去做，这类任务越少越好。如果较多，则说明风险控制不足、规划不够。

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很可能会变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫的。

该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于第二象限“重要不紧急”的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

第二象限 B：重要不紧急

收益很大，或长期收益，非常重要，对时间要求不是非常急迫，可以自行安排的任务。如团队规划、工作计划，学习培训、健康锻炼，团队建设、流程规范、工作总结复盘、风险管理等都是重要的事情，不需要立刻就要完成，但如果做得不好或缺失就很容易导致紧急的事情发生。

主要的精力和时间都在这里，做好规划和风险管理。这样才可以未雨绸缪，防患于未然。做的真好，紧急的事情就会越少。

也就是说，第二象限的事情和生活品质是息息相关的，包括学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提亮实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。

这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。更是传统低效管理者与高效管理者的重要区别标志，建议管理者要把 80% 的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

第三象限 C：紧急不重要

临时性、突发性的人或事，需要马上处理，但做了其实收益不大。如某些会议、应付的报告、突发的沟通或支持等。调低优先级、延后或者授权给他人去做。

此类事件表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉 - 实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限 D：不紧急也不重要

没什么时间要求、也没有什么收益的事情，或者实际上都和你没什么关系。如无聊、没有意义的谈话、会议、酒局，一些不合理的工作安排，或者一些推销、刷手机等无聊琐事。这类事情尽量不做！对内自控，对外要学会说 NO！

简而言之，此类事件就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在第一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不在第四象限去疗养一番再出发。这部分范围不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

本章小结

“高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为无论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。” – 史蒂芬·柯维

总结来说，就是 重视 B 区，减少 A 区、C 区，干掉 D 区 。我们也要辩证地看问题，任务的重要程度、紧急程度都是动态的，相互关联的。重要的事情如果处理不好就会转变成紧急的事情，紧急的事情可以复盘总结转为重要的事情。

![[assets/Pasted image 20240228112733.png|500]]

不同类的事情要如何去安排，时间如何加以调整、运用，这些事情某种程度上决定了你的生活风格，有四种可以参考。


B 从容人	A 压力人
D 懒人	C 无用人

压力人（A）认为每样事情都很重要、很紧迫，应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作，应该学习投资你的时间，去做一个从容不迫的人（B）。千万不要去做那种很紧急但不重要的事务，那种叫做没有用的人（C），总是在应付一些杂事。当然，更不要做不重要也不紧急的事情，那是懒人（D）。注重哪一类事务，你就成为哪一类人。

如何区分事务的重要、紧急呢？它需要对业务、目标、客户非常了解，并且有较强的分析和判断能力，需要站在更高的视角去思考和判断。这里提供两个简单的原则：

重要程度：看收益是否足够大，收益越大就越重要，这里收益要综合短期、长期一起来看。越重要的任务也就越需要给予相匹配的优先级、资源和关注度。
紧急程度：看损失是否足够大，损失越大越紧急，以止损为核心目的进行安排工作。相反，如果损失可按或损失很小，紧急程度就低。

番茄工作法

番茄工作法（英语：Pomodoro Technique）是一种时间管理方法，在 1980 年代由 Francesco Cirillo 创立。该方法使用一个定时器来分割出一个一般为 25 分钟的工作时间和 5 分钟的休息时间，而那些时间段被称为 pomodoros，为意大利语单词 pomodoro（中文：番茄）。

:: 相对于 GTD 和四象限时间法来说，它是一个更加具体到实际行动中的方法。 > 2024-02-28 11:36

番茄工作法有五个步骤：

决定需要先完成的任务；
设定番茄工作法定时器至 n 分钟（通常为 25 分钟）；
持续工作直至定时器提示，记下一个番茄；
短暂休息 3-5 分钟；
每四个番茄，休息 15-30 分。

番茄工作法的关键是规划，追踪，记录，处理，以及可视化。在规划阶段，任务被根据优先级排入“每日待办清单”。这允许用户预计每个任务的工作量。当每个番茄时结束后，成果会被记录下来以提高参与者的成就感并为未来的自我观察和改进提供原始数据。

番茄时意指每个工作时段的时长。当任务完成后，所有番茄计时器剩下的时间会被用于过度学习。短休息时间可以辅助达到心理学上的同化作用，3-5 分钟的短休息间隔开每个番茄工作时段。四个番茄工作时组成一组。一个 15-50 分钟的长休息间隔开每组作业

这一时间管理技术的本质目的是减少内生和外在的干扰对意识流的影响。一个单位的番茄工作时不可再细分。当在番茄工作时中被打断的情况下，只可能有两种情况：干扰的活动被推迟（告知 - 协商 - 安排日程 - 回访），或者当前的番茄工作时废弃，必须重新开始。

总结

一个人的时间和精力都是有限的，更好的利用和分配它们，才能让我们在有限的生命中更好地完善自我，实现人生价值。